Ufficiale la proroga per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Professionisti e operatori del settore hanno ancora tre mesi a disposizione per portare in conservazione le fatture elettroniche emesse e ricevute nel 2019

ANCONA – Con un comunicato stampa rilasciato il 13 marzo scorzo, il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha ufficializzato la proroga di tre mesi dei termini previsti per la conservazione delle fatture elettroniche. Lo slittamento della scadenza richiesto dagli addetti ai lavori e dalle partite IVA che non hanno fatto in tempo a dotarsi di un sistema conservatore è contenuto nel Decreto Sostegni, tra i primi provvedimenti del Governo Draghi.

Le autorità accolgono in questo modo le richieste avanzate dai contribuenti e dagli operatori che si trovano di fronte quella che, nel panorama delle scadenze tributarie ordinarie, è ancora una novità. Per di più, in un periodo in cui devono tener conto di una mole significativa di misure straordinarie messe in atto per gestire la crisi generata dall’emergenza pandemica a livello economico e sociale.

Come ben spiegato dalla guida pubblicata da Danea, la conservazione delle fatture elettroniche è la procedura obbligatoria tramite la quale un file in formato digitale acquisisce valore legale nel tempo. In poche parole, il processo di conservazione fa sì che il documento fiscale informatico abbia la stessa veridicità, affidabilità, integrità e sicurezza garantite dal suo equivalente cartaceo.

Sia coloro che inviano sia coloro che ricevono delle fatture elettroniche sono per legge obbligati a conservarle. Per farlo in maniera corretta, è necessario che il documento informatico sia emesso in formato Xml e che presenti una firma digitale qualificata. Al fine di rendere semplice e rapida la ricerca in archivio, il file deve inoltre contenere una serie di dati identificativi (data, numero della fattura, partita IVA del cliente e così via) che consentano di indicizzarlo. Ogni fattura dovrà quindi essere assegnata a un lotto di conservazione formato da tutti i documenti, in ordine cronologico, riconducibili a un determinato periodo temporale. Il lotto potrà essere infine chiuso e archiviato, previa apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte di un soggetto esterno incaricato al completamento del processo di conservazione.

Generalmente, le imprese e i professionisti si affidano a programmi forniti da software house per la conservazione a norma delle eFatture. In questo modo, si riduce quasi totalmente il rischio di commettere errori e di incorrere, di conseguenza, nelle sanzioni previste dal Legislatore.

 

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